Invertir tiempo en realizar un presupuesto con objetivos y métricos reales, que mantenga visión en los elementos externos que lo influyen permite un mejor control administrativo y mejor dirección de la organización.
Miguel Ángel Gil Robles* | Opinión | Profesor de Contabilidad y Finanzas del Tec, campus Guadalajara
Cuando se acerca el final del año los administradores de las empresas se enfrentan al reto de producir un presupuesto para el ejercicio siguiente.
El uso del presupuesto promete grandes beneficios, como es tener un mejor control administrativo de la organización y establecer métricas financieras que se usarán para evaluar a los miembros de la empresa.
Sin embargo, generar un presupuesto exige un balance entre buscar un desempeño ideal, pero al mismo tiempo ser realistas con los números que se esperan obtener.
En muchos casos el proceso de crear un presupuesto no es sencillo; además, generalmente consume una gran cantidad de tiempo en la etapa de diseño y planeación.
Alrededor del mundo, investigadores y académicos han realizado diversas investigaciones en diferentes industrias y países con el objetivo de encontrar algunas maneras que faciliten la creación del presupuesto.
En esta ocasión me quiero enfocar en 4 puntos a considerar, basados en diversas investigaciones de académicos de la Harvard Business School.
1) Establecer expectativas con suficiente anticipación.- Es muy importante considerar y discutir cuáles son los objetivos de la empresa o unidad de negocios y cómo se puede reflejar en el presupuesto.
Por ejemplo, alguna empresa o unidad de negocio podría enfocarse en la rentabilidad, de ser así, las expectativas deberían ser reducir costos y maximizar la eficiencia.
Es muy importante asegurarse que los objetivos y las métricas sean congruentes. No sería razonable enfocarse en aumentar las ventas si el objetivo es mejorar la eficiencia financiera o rentabilidad.
2) Usar la demanda como elemento fundamental en la planeación.- Consiste en que la administración tome a la demanda del producto o servicio como el elemento principal para la planeación del presupuesto.
Aunque en teoría suena lógico, en la práctica es diferente, pues muchos administradores se enfocan en necesidades internas para establecer los objetivos del presupuesto.
Frecuentemente los administradores se buscan subir las ventas, pero la demanda real no es suficiente para lograrlo. Esta observación mejorará enormemente las posibilidades de éxito y de alcance de los métricos del presupuesto.
3) Tomar en cuenta variables macroeconómicas.- Normalmente olvidado por las micro y pequeñas empresas. Considerar variables macroeconómicas favorece a establecer metas más realistas en el presupuesto.
Por ejemplo, si se espera que haya una contracción en la economía del país, sería poco probable que la empresa pueda tener un crecimiento exponencial en sus ventas.
Los administradores de las empresas deben de reconocer que ellos no tienen control sobre las variables macroeconómicas y lo único que pueden hacer es reaccionar ante la situación esperada.
4) No repetir el presupuesto del año anterior y simplemente añadirle la inflación.- Muchas empresas y organismos gubernamentales han institucionalizado esta práctica.
Aunque parece que ayuda a reducir los gastos administrativos y el tiempo invertido en elaborar el presupuesto, realmente daña a la planeación y el control administrativo de la organización.
Los administradores deben invertir tiempo en revisar cómo ha cambiado el contexto y los ajustes a realizar. Iniciar al año con una planeación de presupuesto virgen, puede mejorar la eficiencia del control presupuestal.
Considerar estos 4 elementos favorecerá a establecer metas más realistas y lograr un mejor control administrativo a través del presupuesto.
Sin embargo, cada empresario y administrador debe revisar su propia situación y contexto para elaborar el presupuesto ideal para su situación.
*Miguel Angel Gil Robles
Académico del Tecnológico de Monterrey, campus Guadalajara, galardonado como Profesor Inspirador 2019. Especialista en Contabilidad Administrativa y Sistemas de Control. Recibió el grado de Doctor en Contabilidad y Finanzas por la Universidad de Manchester en Inglaterra. Forma parte de la comisión técnica de costos y contabilidad administrativa del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara. Ha publicado artículos de investigación en revistas científicas internacionales de Contabilidad, Administración y Sistemas de Control.
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